ВІДДІЛ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА КОНТРОЛЮ

опубліковано: 03 грудня 2018 оновлено: 18 грудня 2024

1) встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в сільській раді та її виконавчих органів.

2) розроблення інструкції з діловодства сільської ради та номенклатури справ сільської ради.

3) забезпечення реєстрації в електронній базі документообігу «АСКОД» та ведення обліку вхідної, вихідної кореспонденції та звернень громадян.

4) організація роботи із зверненнями громадян в сільській раді та її виконавчих органів і контрольно-перевірочної роботи за дотриманням чинного законодавства.

5) організація прийому інформаційних запитів, що надходять до сільської ради та її виконавчих органів як розпорядника інформації, забезпечення їх своєчасного розгляду та надання відповідей на них в порядку та строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

6) надання консультацій та організація прийому документів від громадян на отримання субсидій.

7) забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами сільської ради та виконавчими органами сільської ради вимог інструкції з діловодства, та національних стандартів.

8) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу .(в електронній базі документообігу «АСКОД»).

9) проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

10) здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах сільської ради.

11) забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів в сільській раді.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) приймає, реєструє і передає (відправляє) за призначенням вхідну (вихідну) кореспонденцію, у тому числі кореспонденцію, яка надходить за допомогою програмних засобів, кореспонденцію, яка містить службову інформацію, а також внутрішню документацію апарату сільської ради та виконавчого комітету.

2) забезпечує роботу з документами в системі автоматизованого діловодства.

3) передає за призначенням та доводить до виконавців документи згідно з резолюцією сільського голови, секретаря сільської ради.

4) проводить консультації та роз’яснення для громадян, які виявили бажання звернутись або звернулися на особистий прийом до сільської ради про порядок вирішення порушених ними питань.

5) організовує за дорученням сільського голови в необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян.

6) здійснює реєстрацію та видачу довідок.

7) здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів сільської ради.

8) забезпечує технічний контроль за строками виконання документів та систематично інформує керівництво про хід їх виконання

9) забезпечує підготовку та подання голові, заступникам голови, секретарю сільської ради інформації про факти порушення виконавчої дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян.

10) готує завчасно та систематично надає структурним підрозділам сільської ради, щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків розгляду вхідної кореспонденції та звернень громадян.

11) вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

12) розробляє інструкцію з діловодства сільської ради.

13) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації діловодства та здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

14) забезпечує впровадження культури діловодства та організацію контролю в структурних підрозділах апарату сільської ради та виконавчого комітету.

15) Виконує інші функції, що випливають із покладених на відділ завдань.